Ota yhteyttä

Puhelinvaihde toimii etätöissä ja hajautetuissa tiimeissä sujuvasti, kun se on rakennettu mobiili edellä. Toisin kuin perinteiset toimistovaihderatkaisut, mobiilivaihde kulkee jokaisen tiimiläisen mukana älypuhelimessa, jolloin puhelut ohjautuvat oikeille henkilöille riippumatta siitä, missä he fyysisesti työskentelevät. Alla käymme läpi ne käytännön kysymykset, jotka nousevat esiin aina, kun tiimi hajautuu toimiston ulkopuolelle.

Miten puhelut ohjautuvat oikein, kun tiimi on hajallaan?

Puhelut ohjautuvat oikein hajautetussa tiimissä älykkään reitityksen avulla, joka perustuu reaaliaikaisiin läsnäolotietoihin. Järjestelmä tietää, kuka on tavoitettavissa juuri nyt, ja ohjaa saapuvan puhelun automaattisesti vapaana olevalle henkilölle. Ohisoitettu puhelu ei jää roikkumaan, vaan siirtyy seuraavalle tai äänivalikkoon ennalta määritetyn logiikan mukaan.

Perinteisessä vaihderatkaisussa reititys perustuu kiinteisiin linjoihin ja toimistossa olemiseen. Kun tiimi työskentelee eri kohteissa, tämä logiikka hajoaa. Mobiilivaihteessa reititys seuraa henkilöä, ei paikkaa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että rakennustyömaalla oleva asentaja ja etätöissä työskentelevä projektipäällikkö ovat molemmat osa samaa puhelinjärjestelmää. Asiakas soittaa yrityksen numeroon, ja vaihde huolehtii siitä, että puhelu päätyy oikeaan paikkaan. Äänivalikot ja automatisoidut tiedotteet hoitavat tilanteen myös silloin, kun kukaan ei juuri sillä hetkellä pysty vastaamaan.

Mitä eroa on perinteisellä toimistovaihteella ja mobiilivaihteella?

Perinteinen toimistovaihde on sidottu fyysiseen sijaintiin ja laitteistoon, kun taas mobiilivaihde toimii älypuhelimessa ilman erillistä laitteistoa. Tärkein ero on se, että mobiilivaihde ei oleta kenenkään olevan toimistossa. Se on rakennettu liikkuvaan työhön, ei sitä varten, että liikkuva työ mahtuisi toimistovaihteen raameihin.

Perinteisissä järjestelmissä puheluiden hallinta vaatii usein erillisen pöytäpuhelimen, IT-infrastruktuurin ylläpidon ja fyysisen läsnäolon toimistossa. Muutos reitityssäännöissä tarkoittaa yhteydenottoa järjestelmätoimittajaan tai IT-osastoon. Tämä on hidasta silloin, kun tiimi on jatkuvassa liikkeessä.

Mobiilivaihde, kuten Moontalk Mobile, toimii iOS- ja Android-laitteilla sekä my.Moontalk-hallintaportaalin kautta selaimessa. Läsnäolotiloja, reitityssääntöjä ja äänivalikkoja voi muuttaa reaaliajassa ilman IT-projektia. Yksi esimies voi hallita koko tiimin puheluliikennettä omalta puhelimeltaan, vaikka tiimi olisi eri paikkakunnilla.

  • Laitteisto: Perinteinen vaihde vaatii fyysistä infrastruktuuria, mobiilivaihde toimii olemassa olevilla älypuhelimilla
  • Hallinta: Perinteinen vaihde muuttuu hitaasti, mobiilivaihde päivittyy reaaliajassa selaimessa
  • Skaalautuvuus: Perinteinen vaihde kasvaa laitteiston mukana, mobiilivaihde skaalautuu käyttäjämäärän mukaan ilman asennusprojektia
  • Sijainniriippumattomuus: Perinteinen vaihde on sidottu toimistoon, mobiilivaihde kulkee tiimin mukana

Miten esimies näkee reaaliajassa, ketkä tiimiläisistä ovat tavoitettavissa?

Esimies näkee tiimin tavoitettavuuden reaaliajassa mobiilivaihteen hallintanäkymästä, joka kokoaa kaikkien tiimiläisten läsnäolotilat yhteen paikkaan. Tieto päivittyy automaattisesti sen mukaan, kuka on vapaana, puhelussa tai merkinnyt itsensä tavoittamattomaksi. Esimiehen ei tarvitse soitella tiimiläisille selvittääkseen, kuka voi ottaa seuraavan puhelun.

Tämä on erityisen tärkeää aloilla, joissa kenttätyöntekijät liikkuvat eri kohteissa läpi päivän. Logistiikassa kuljettaja on välillä tavoitettavissa, välillä ei. Rakennusalalla asentaja saattaa olla kokouksessa tai työmaan kohinassa. Kiinteistöalalla välittäjä voi olla näytössä asiakkaan kanssa.

Kun läsnäolotieto on näkyvissä reaaliajassa, esimies voi ohjata puhelut ennakoivasti. Jos tiimin ainoa vapaa henkilö on juuri siirtymässä kokoukseen, esimiehellä on tieto siitä ennen kuin asiakas soittaa, ei sen jälkeen. Puheluliikenne ei enää perustu arvauksiin siitä, kuka saattaa olla tavoitettavissa.

Mitä tapahtuu tärkeille puhelutiedoille, kun kirjaaminen unohtuu kiireessä?

Ilman automaattista kirjaamista tärkeät puhelutiedot katoavat. Kiireisessä kenttätyössä manuaalinen muistiinpanojen tekeminen jää tekemättä, sovitut asiat unohtuvat ja tieto ei kulkeudu eteenpäin organisaatiossa. Tämä on yksi hajautetun tiimin suurimmista käytännön ongelmista, ja se toistuu toimialasta riippumatta.

Moontalk AIRI ratkaisee tämän muuttamalla puhelut automaattisesti tiivistelmiksi. Puhelu päättyy. Tiivistelmä on jo valmis, sovitut toimenpiteet on kirjattu ja tieto siirretty CRM- tai ERP-järjestelmään. Kenttätyöntekijän ei tarvitse tehdä mitään erikseen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että tieto ei ole enää yhden ihmisen muistin varassa. Kun asentaja sopii asiakkaan kanssa jatkotoimenpiteistä puhelimitse, tieto on automaattisesti saatavilla myös toimistossa, esimiehelle ja seuraavalle henkilölle, joka hoitaa asiakkuutta. Manuaalinen kirjaaminen ei unohdu, koska sitä ei tarvita.

Kaikki Moontalk AIRI:n tuottama sisältö tallennetaan salatusti Suomessa sijaitseville palvelimille, EU:n tietosuojavaatimusten mukaisesti. Tieto on turvassa ja siellä, missä sitä tarvitaan.

Haluatko nähdä, miten mobiilivaihde toimii juuri teidän tiimissänne? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.

Aiheeseen liittyvät artikkelit