1. Tietoa tästä selosteesta
2. Mitä henkilötietoa käsittelemme
3. Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietojasi?
4. Kuinka pitkään käsitteleme tietojasi?
5. Kuka pääsee tietoihisi?
6. Oikeutesi
7. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

1. TIETOA TÄSTÄ SELOSTEESTA

Tämä rekrytoinnin tietosuojaseloste (”Tietosuojaseloste”) selittää, miten ja miksi keräämme, käsittelemme ja säilytämme henkilötietojasi rekrytointiprosessin aikana.

Tässä tietosuojaselosteessa ”henkilötiedolla” tarkoitetaan mitä tahansa tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvää tietoa. ”Käsittelyllä” tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoihin kohdistuvaa toimintoa, kuten keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muuttamista, hakemista, käyttämistä, siirtämistä, luovuttamista, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista. Näillä ja muilla selosteessa käytetyillä termeillä on sama merkitys kuin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR).

Tämä tietosuojaseloste kertoo, mitä henkilötietoja käsittelemme, miksi käsittelemme niitä, kuinka kauan säilytämme tietoja ja mitkä ovat oikeutesi liittyen henkilötietoihisi – mukaan lukien, miten voit tarkastella, korjata tai poistaa niitä. Lisäksi selosteessa kerrotaan, kehen voit olla yhteydessä kysymyksissä tai huolenaiheissa.

Huomaa, että tämä tietosuojaseloste koskee vain rekrytointiin liittyvää henkilötietojen käsittelyä. Se ei kata henkilötietoja, joita saatat antaa Moontalk Oy:lle muissa yhteyksissä, kuten käyttäessäsi tuotteitamme tai palveluitamme. Näissä tapauksissa sovelletaan kyseisen yhtiön omaa tietosuojaselostetta.

Jos hakemuksesi johtaa työsuhteeseen, henkilötietojasi käsitellään työsuhteen aikana erillisen työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti, joka toimitetaan sinulle työsuhteen alkaessa.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu kattamaan kaikki Moontalkin rekrytointiin liittyvät henkilötietojen käsittelytoimet. Rekisterinpitäjänä toimii Moontalk Oy.

Päivitämme tietosuojakäytäntöjämme säännöllisesti varmistaaksemme, että ne ovat ajan tasalla ja noudattavat sovellettavaa lainsäädäntöä.

2. MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Rekrytointiprosessiemme aikana Moontalk kerää ja käsittelee erilaisia henkilötietoryhmiä. Näihin tietoihin sisältyy sekä suoraan sinulta saatuja tietoja että muista lähteistä suostumuksellasi hankittuja tietoja. Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia arvioidaksemme soveltuvuuttasi tehtävään ja hallitaksemme rekrytointiprosessia tehokkaasti.

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Jos kuitenkin päätät olla antamatta tiettyjä tietoja, emme välttämättä voi edetä hakemuksesi käsittelyssä tai vastata tiedusteluihisi asianmukaisesti.

Alla kuvattuja henkilötietoryhmiä (kohdat 2.1 ja 2.2) käsitellään vain, jos ne ovat olennaisia ja sovellettavissa kyseiseen rekrytointiprosessiin.

2.1 Suoraan sinulta keräämämme tiedot

Perustiedot ja yhteystiedot:

• Nimi, syntymäaika, kansalaisuus ja henkilötunnus (tai vastaava)
• Kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Valokuva (jos olet sisällyttänyt sen hakemukseesi tai toimittanut sen rekrytoinnin
  aikana)

Ammatillinen tausta, taidot ja pätevyydet:

• CV, saatekirje ja hakemuslomakkeet
• Työkokemus: nykyiset ja aiemmat työnantajat, tehtävänimikkeet ja työsuhteiden kesto
• Koulutustausta: tutkinnot, todistukset, kurssit ja koulutukset
• Kielitaito ja muut osaamisalueet
• Ajokortit, sertifikaatit ja ammatilliset pätevyydet
• Julkaisut, patentit tai muut ammatilliset saavutukset

Rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot:

• Haastattelumuistiinpanot ja arvioinnit Moontalkin rekrytoijilta tai esihenkilöiltä
• Ennalta nauhoitetut videot hakuprosessin aikana
• Haastattelun videotallenteet (vain erillisellä ilmoituksella ja suostumuksellasi)
• Soveltuvuus- ja taitotestien sekä psykologisten arviointien tulokset
• Viestintään liittyvät valintasi (esim. toivottu kieli ja yhteydenottotapa)

Kelpoisuuteen ja hallinnointiin liittyvät tiedot:

• Työskentelyoikeuteen liittyvät tiedot (esim. kansalaisuus, työlupa, viisumitilanne,
  terveystiedot)
• Rekrytointiprosessin aikana pyydetyt vammoihin tai terveydentilaan liittyvät
  erityisjärjestelyt

Muut vapaaehtoisesti annetut tiedot:

• Halukkuus muuttaa, palkkatoiveet, työllistymistoiveet, harrastukset tai kiinnostuksen kohteet
• Muut tiedot, jotka toimitat hakemuksessa tai haastattelun aikana

2.2 Muista lähteistä kerätyt tiedot

Suosittelut ja taustaselvitykset:

• Suosittelijoilta saadut tiedot (esim. työhistoria, ammatillinen maine, pätevyydet ja suoriutuminen)
• Koulutustietojen varmennukset (esim. tutkintojen ja osallistumisten vahvistus)
• Ammatillisten lupien tai sertifikaattien tiedot
• Taustaselvitykset ja turvallisuusselvitykset, mukaan lukien rikosrekisteri, luottotiedot,
  huumetestit ja muut tarkastukset, jotka ovat laissa sallittuja tai vaadittuja ja ne ovat
  olennaisia tehtävän kannalta

Muut lähteet:

• Rekrytointitoimistojen tai headhuntereiden toimittamat tiedot (jos sovellettavissa)
• Ulkoisten hakijajärjestelmien kautta saadut tiedot (jos sovellettavissa)

Arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveystilaa, etnistä taustaa, poliittisia näkemyksiä tai muita arkaluonteisia henkilötietoja koskevia tietoja) käsitellään vain, jos olet itse toimittanut ne meille rekrytointiprosessin aikana. Näitä tietoja käsitellään vain lain sallimissa rajoissa, erityistarpeiden huomioimiseksi, työterveyden ja -turvallisuuden varmistamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Muussa tapauksessa pyydämme, ettet toimita arkaluonteisia henkilötietoja.

3. MIKSI JA MILLÄ PERUSTEILLA KÄSITTELEMME TIETOJASI?

Tietoja, jotka annat meille (ks. kohta 2.1) tai jotka saamme muista lähteistä (ks. kohta 2.2), käytetään Moontalkin henkilöstörekrytointi-, hallinnointi- ja suunnittelutarkoituksiin sovellettavan lain sallimissa rajoissa.

Jos tietojen keruu tai käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa sovellettavan lain sallimissa rajoissa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

Alla olevassa taulukossa esitetään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja millä
oikeusperusteella. Huomaa, että useampi tarkoitus voi olla voimassa samanaikaisesti.

Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste
Hakijoiden arviointi ja valinta	Sopimus (ennen työsopimuksen solmimista suoritettavat toimet)
Rekrytointiprosessin hallinta ja organisointi (esim. haastattelujen aikataulutus, arvioinnit, viestintä hakijoiden kanssa)	Sopimus (ennen työsopimuksen solmimista suoritettavat toimet) Oikeutettu etu tehokkaan, oikeudenmukaisen ja läpinäkyvän rekrytointiprosessin varmistamiseksi
Pätevyystietojen tarkistaminen ja suosittelijoiden kontaktointi	Suostumus (Erityisesti suosittelijoiden yhteystietojen osalta)
Taustaselvityksen tekeminen (esim. rikosrekisteri, luottotiedot), kun se on tehtävän kannalta olennaista ja lain sallimaa	Suostumus
Viestinnän helpottaminen ja hakijoiden kysymyksiin vastaaminen	Sopimus (välttämättömät toimet työsopimuksen tekemistä varten)
Rekrytointiprosessin dokumentointi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esim. yhdenvertaisuuslainsäädäntö, oikeudellisiin vaatimuksiin vastaaminen)	Oikeutettu etu rekrytointikäytäntöjen tehokkuuden ja oikeudenmukaisuuden sekä hakijakokemuksen parantamiseksi
Hakijoiden huomioiminen tulevissa tehtävissä	Suostumus

Huom.: Jos annat meille suosittelijan tai muun henkilön henkilötietoja osana hakemustasi, sinun vastuullasi on varmistaa, että olet saanut kyseisen henkilön suostumuksen ennen tietojen toimittamista.

4. KUINKA PITKÄÄN KÄSITTELEMME TIETOJASI?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Kun tietojen käsittely ei ole enää tarpeen, henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan.

4.1 Yleinen säilytysaika

Jos hakemuksesi ei johda työsuhteeseen Moontalkilla, henkilötietojasi säilytetään tyypillisesti 6 kuukauden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä. Tämä säilytysaika mahdollistaa vastaamisen mahdollisiin oikeudellisiin vaatimuksiin esimerkiksi yhdenvertaisuus- ja syrjintälainsäädäntöön liittyen.

Mikäli toimitat meille avoimen hakemuksen, säilytämme hakemustasi 12 kuukauden ajan erillisellä hyväksynnälläsi.

4.2 Lakisääteiset velvoitteet ja oikeudelliset vaatimukset

Tietyissä tilanteissa voimme säilyttää henkilötietojasi pidempään, jos laki sitä edellyttää tai jos se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällöin säilytys jatkuu vain niin kauan kuin laki sitä vaatii tai kunnes asia on ratkaistu. Jos tulet valituksi tehtävään ja työllistyt Moontalkille, henkilötietojasi säilytetään erillisen työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteen ja sovellettavan työlainsäädännön mukaisesti. Voit pyytää lisätietoja sinua koskevista säilytysajoista tai pyytää tietojesi poistamista, jolloin toteutamme pyyntösi, paitsi tilanteissa, joissa laki velvoittaa niiden säilytykseen.

5. KUKA PÄÄSEE TIETOIHISI?

5.1 Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojasi käsitellään luottamuksellisesti. Moontalkilla henkilötietoihisi pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen rekrytointiprosessien yhteydessä.

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraaville vastaanottajaryhmille, vain siinä määrin kuin se on tarpeellista ja tämän Tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin:

Ulkoiset palveluntarjoajat ja kumppanit

Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tukemaan rekrytointiprosessin eri osa-alueita. Näihin kuuluvat esimerkiksi:

• Rekrytointialustojen ja hakemusten hallintajärjestelmien toimittajat
• IT-palveluntarjoajat (esim. hosting-, ylläpito- ja tukipalvelut, tietojen tallennus)
• Soveltuvuus- ja psykologisten testien tarjoajat
• Ulkoiset rekrytointitoimistot ja konsultit, jotka avustavat hakijoiden seulonnassa ja valinnassa
• Palveluntarjoajat, jotka vastaavat asiakirjojen tai sähköisten tietojen turvallisesta tuhoamisesta

Ulkoiset palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi puolestamme ainoastaan ohjeidemme mukaisesti ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön puitteissa. Tarvittaessa tai lain niin vaatiessa nämä palveluntarjoajat voivat toimia myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Viranomaiset ja lakisääteiset luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille, tuomioistuimille tai lainvalvontaviranomaisille, jos laki sitä edellyttää – esimerkiksi oikeudellisten pyyntöjen, tuomioistuinmääräysten tai lakisääteisten velvoitteiden (esim. yhdenvertaisuus- tai syrjintälainsäädäntö) täyttämiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös, jos se on tarpeen Elisan oikeutettujen etujen suojaamiseksi oikeudenkäynneissä tai tutkinnassa.

Yritysjärjestelyt ja liiketoiminnan uudelleenorganisointi

Yritysjärjestelyjen, kuten fuusioiden, yritysostojen, liiketoimintojen myyntien tai
uudelleenorganisointien yhteydessä henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille (esim. mahdollisille ostajille) järjestelyn toteuttamiseksi. Tällaisissa tilanteissa ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin tietojesi luottamuksellisuuden ja suojan varmistamiseksi.

5.2 Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Vaikka henkilötietojasi säilytetään ja käsitellään ensisijaisesti Euroopan unionin (EU) ja Euroopan talousalueen (ETA) sisällä, jotkin rekrytointiin liittyvät järjestelmät, palveluntarjoajat tai toiminnot voivat edellyttää henkilötietojen siirtämistä EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin (”kolmannet maat”).

Tällaisia siirtoja voi tapahtua esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Kun Moontalkin käyttämät rekrytointijärjestelmät, tietokannat tai alustat sijaitsevat tai niitä ylläpidetään EU/ETA-alueen ulkopuolella olevien palveluntarjoajien toimesta.
• Kun ulkoiset palveluntarjoajat tai rekrytointikumppanit toimivat tai ylläpitävät palveluja EU/ETAalueen ulkopuolella.

Kolmansissa maissa saattaa olla erilaiset tietosuojastandardit kuin EU/ETA-alueella. Siksi
varmistamme aina, että kansainväliset siirrot tapahtuvat sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä sisältää asianmukaisten suojatoimien käyttöönoton, kuten:

• Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC)
• Muut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietoturvan varmistamiseksi

Sinulla on oikeus pyytää lisätietoja näistä suojatoimista tai saada kopio asiakirjoista, joita käytetään henkilötietojesi suojaamiseen siirron yhteydessä. Voit tehdä tämän ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 7 (”Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot”) annettujen tietojen mukaisesti.

6. OIKEUTESI

Sinulla on tietyt oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Alla on kuvattu oikeutesi ja miten voit käyttää niitä.

6.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja.
Pyynnöstäsi kerromme, mitä tietoja meillä on sinusta, mihin tarkoituksiin niitä käsitellään,
kenelle tietoja luovutetaan tai voidaan luovuttaa, ja kuinka kauan tietoja säilytetään.

6.2 Oikeus tietojen oikaisuun

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.
Kannustamme sinua ilmoittamaan meille viipymättä, jos tietosi kaipaavat päivitystä tai korjausta.

6.3 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Huomaa, että peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

6.4 Oikeus vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Jos käytät oikeuttasi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, lopetamme tietojen käsittelyn, ellei meillä ole pakottavia oikeudellisia perusteita jatkaa käsittelyä, jotka syrjäyttävät sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai käsittely on tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

6.5 Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, kun:

• tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne alun perin kerättiin tai käsiteltiin;
• olet peruuttanut suostumuksesi eikä muuta laillista perustetta käsittelylle ole;
• vastustat käsittelyä eikä ole olemassa ylivoimaisia oikeutettuja perusteita jatkaa käsittelyä;
• tietojasi on käsitelty lainvastaisesti.

Huomaa, että meillä voi olla velvollisuus säilyttää tiettyjä tietoja lakisääteisten velvoitteiden tai oikeudellisten vaatimusten vuoksi.

6.6 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista seuraavissa tapauksissa:

• kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka
  kuluessa tarkistamme tietojen oikeellisuuden;
• käsittely on lainvastaista, mutta et halua, että tietosi poistetaan;
• olet vastustanut käsittelyä oikeutetun edun perusteella, ja odotamme vahvistusta siitä, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut etumme sinun oikeutesi.

6.7 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

6.8 Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää edellä kuvattuja oikeuksia ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 7 (”Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot”) annettujen tietojen mukaisesti. Vastaamme pyyntöösi kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta, ellei ole perusteltua syytä pidentää vastausaikaa enintään kahdella lisäkuukaudella. Ilmoitamme sinulle aina, jos pidennys on tarpeen ja miksi. Jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi lakisääteisten velvoitteiden tai muiden oikeutettujen perusteiden vuoksi, ilmoitamme siitä sinulle selkeästi ja perustellusti.

6.9 Oikeus tehdä valitus

Kannustamme sinua ottamaan meihin yhteyttä suoraan, jos sinulla on huolia, haluat tehdä valituksen tai antaa palautetta henkilötietojesi käsittelystä. Yhteystiedot löytyvät kohdasta 8. Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä maassa, jossa olet jättänyt työhakemuksesi. Voit löytää kyseisen viranomaisen yhteystiedot kyseisen maan tietosuojaviranomaisen virallisilta verkkosivuilta.

7. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Tämän Tietosuojaselosteen mukaisesta henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on

Moontalk Oy

Yhteystiedot:
Sähköpostitse:

• Rekrytointiin liittyvät tiedustelut: rekry@moontalk.com
• Tietosuojakysymykset: tietosuoja@moontalk.com