Ota yhteyttä

Puhelinvaihde tuo monelle mieleen fyysisen laitteen toimiston nurkassa, kaapelipunoksia ja IT-osaston projektin ennen kuin yksikään puhelu ohjautuu oikein. Tämä mielikuva on kuitenkin vanhentunut. Pilvipuhelinvaihde toimii täysin ilman laitteistoa, ja se muuttaa sen, mitä yrityksen puhelinvaihde ylipäätään tarkoittaa.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä puhelinvaihde ilman laitteistoa käytännössä tarkoittaa, miten se teknisesti toimii, miten käyttöönotto sujuu ja milloin pilvivaihde sopii yrityksellesi. Lähdetään liikkeelle perusteista.

Mitä pilvipuhelinvaihde tarkoittaa käytännössä?

Pilvipuhelinvaihde on puhelinjärjestelmä, jossa kaikki puhelujen reititys, ohjaus ja hallinta tapahtuu internetin kautta palveluntarjoajan palvelimilla. Yritys ei omista eikä ylläpidä mitään fyysistä laitteistoa. Vaihde on ohjelmisto, ei laite.

Perinteisessä mallissa yritys hankki erillisen puhelinvaihdelaitteen, joka asennettiin toimitiloihin. Laite kytki sisäiset linjat toisiinsa ja ulkomaailmaan. Päivitykset vaativat huoltokäynnin, kapasiteetin kasvattaminen uusia laitteita, ja vikatilanteessa odotettiin teknikkoa. Pilvimallissa kaikki tämä siirtyy palveluntarjoajan vastuulle.

Käytännössä virtuaalinen puhelinvaihde näyttää käyttäjälle samalta kuin perinteinen: puheluihin vastataan, niitä siirretään kollegalle, äänivalikot ohjaavat asiakkaan oikeaan paikkaan. Ero on siinä, missä nämä toiminnot pyörivät. Ne eivät pyöri toimistosi seinässä, vaan palveluntarjoajan konesalissa.

Miten pilvivaihde toimii ilman fyysistä laitteistoa?

Pilvivaihdejärjestelmä rakentuu VoIP-teknologian päälle. VoIP (Voice over Internet Protocol) tarkoittaa, että ääni muutetaan datapaketteiksi ja siirretään internetin kautta aivan kuten sähköposti tai verkkosivusto. Fyysistä puhelinlinjaa ei tarvita.

Järjestelmä koostuu käytännössä kolmesta kerroksesta:

  • Palvelintaso: Palveluntarjoajan konesalissa sijaitsee logiikka, joka hallitsee puhelujen reititystä, äänivalikkoja, jonoja ja tilastoja. Tähän käyttäjä ei koske.
  • Hallintakerros: Selainpohjainen tai mobiilisovelluspohjainen käyttöliittymä, jonka kautta administraattori tekee muutokset. Uusi käyttäjä, uusi äänivalikko tai muutos aukioloajoissa onnistuu ilman IT-tukea.
  • Päätelaitetaso: Puhelu vastaanotetaan älypuhelimella, tietokoneella tai perinteisellä IP-puhelimella. Laite on se, mitä käyttäjällä jo on.

Esimerkiksi: asiakas soittaa yrityksen numeroon. Puhelu kulkee operaattorin verkon kautta pilvijärjestelmään, joka tarkistaa äänivalikon asetukset, ohjaa puhelun oikeaan jonoon ja soittaa sen myyjän älypuhelimeen, joka on juuri merkinnyt itsensä saatavilla olevaksi. Koko ketju tapahtuu sekunnissa, eikä yrityksen tiloissa ole yhtään laitetta, joka tämän mahdollistaa.

SaaS-vaihde toimii tilauspohjaisesti: maksat kuukausittain käyttäjämäärän mukaan, ja palvelu sisältää päivitykset, ylläpidon ja tietoturvan. Kapasiteetti kasvaa, kun käyttäjiä lisätään, ja supistuu, kun niitä poistetaan.

Pilvivaihteen käyttöönotto ilman IT-projektin taakkaa

Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on, että uuden viestintäjärjestelmän käyttöönotto vaatii IT-projektin, konsultit ja kuukausia aikaa. Yrityksen puhelinvaihde pilvestä toimii toisin.

Käyttöönotto etenee tyypillisesti seuraavasti:

  1. Numeron siirto tai uuden numeron aktivointi: Olemassa olevat puhelinnumerot voidaan useimmiten siirtää uuteen järjestelmään. Uuden numeron aktivointi onnistuu nopeasti.
  2. Käyttäjien lisääminen hallintaportaaliin: Jokainen tiimin jäsen saa omat tunnuksensa. Puhelu voidaan ohjata hänelle heti.
  3. Äänivalikoiden ja reitityssääntöjen asettaminen: Hallintaportaalissa määritellään, miten saapuvat puhelut ohjautuvat. Muutokset astuvat voimaan välittömästi.
  4. Sovelluksen asennus päätelaitteelle: Käyttäjä lataa sovelluksen puhelimeensa tai käyttää selainta. Laitehankintoja ei tarvita.

Moontalk Mobile on esimerkki mobiilivaihteesta, jossa koko hallinta tapahtuu älypuhelimen ja selainpohjaisen my.Moontalk-portaalin kautta. Yksinyrittäjä voi ottaa palvelun käyttöön tunnissa. Sadan hengen organisaatio integroi sen olemassa olevaan CRM-järjestelmään ilman erillistä IT-hanketta.

Tietoturvan osalta on tärkeää tietää, mitä pilvipalvelun takana on. Moontalkin tapauksessa kaikki data käsitellään EU:n alueella ja tallennetaan salatusti Suomessa sijaitseville palvelimille, GDPR-vaatimusten mukaisesti.

Milloin pilvivaihde sopii – ja milloin se ei sovi?

Pilvivaihde sopii lähes kaikille yrityksille, joilla on toimiva internetyhteys ja tarve hallita puheluliikennettä. Erityisen hyvin se sopii, kun:

  • Tiimi työskentelee useasta toimipisteestä tai liikkuvasti
  • Puhelinvaihteen asetuksia pitää pystyä muuttamaan nopeasti ilman huoltokäyntiä
  • Yritys kasvaa ja käyttäjämäärä vaihtelee
  • Fyysiseen laitteistoon ei haluta sitoa pääomaa tai ylläpitovastuuta
  • Puheludata halutaan integroida suoraan CRM- tai ERP-järjestelmään

Milloin pilvivaihde ei välttämättä sovi? Jos yritys toimii ympäristössä, jossa internetyhteys on epäluotettava tai erittäin rajallinen, VoIP-pohjainen järjestelmä voi tuottaa äänenlaatuhaasteita. Joillakin toimialoilla voi myös olla erityisvaatimuksia tiedonkäsittelylle, jotka kannattaa selvittää palveluntarjoajan kanssa ennen hankintapäätöstä.

Pääsääntöisesti kuitenkin: jos yrityksessäsi on internet, on myös edellytykset puhelinvaihteelle ilman laitteita. Kyse ei enää ole teknisestä rajoitteesta, vaan valinnasta.

Haluatko nähdä, miten pilvivaihde toimii käytännössä juuri teidän organisaatiossanne? Ota yhteyttä ja kerromme lisää.

Aiheeseen liittyvät artikkelit