Mustalinja on nyt Moontalk Mobile! Lue lisää muutoksesta täältä ja tutustu Moontalk Mobileen.
Mitä on buukkaus ja miten onnistua tapaamisten buukkauksessa?
Tapaamisten buukkaus eli tapaamisten sopiminen on yritykselle tärkeä osa myyntiä. Buukkauksessa ikään kuin tunnustellaan potentiaalisen asiakkaan kiinnostusta yrityksen tuotetta tai palvelua kohtaan ja pyritään sopimaan tapaaminen myyjän kanssa.
Tässä artikkelissa kerromme kattavasti buukkauksesta sekä annamme vinkkejä, joiden avulla saat tapaamisten buukkauksen onnistumaan yrityksessäsi. Kerromme myös buukkaustyökaluista, jotka helpottavat buukkaajan työtä.
Lue artikkeli, niin tiedät paljon enemmän tapaamisten buukkauksesta!
Tässä artikkelissa käsittelemme seuraavia asioita:
- Mitä on buukkaus?
- Miksi buukkausta tehdään?
- Buukkauksen keinot
- Mitä onnistunut buukkaus vaatii?
- Miten kartoittaa prospekteja?
- Buukkauspuhelun käsikirjoitus
- Buukkaustyökalut
- Mikä on soittojärjestelmä?
- Buukkauksen ulkoistaminen
Mitä on buukkaus?
Buukkaus on asiakastapaamisten sopimista myyntiprosessin ensimmäisessä vaiheessa.
Tavoitteena on saada potentiaalinen asiakas kiinnostumaan yrityksen tarjoamasta palvelusta tai ratkaisusta siten, että keskustelun päätteeksi sovitaan tapaaminen asiakkaan ja varsinaisen myyntihenkilön välillä.
Buukkausvaiheessa ei kerrota kovin paljon tarjottavasta palvelusta, vaan yksityiskohdat säästetään varsinaiseen tapaamiseen.
Miksi buukkausta tehdään?
Kun buukkaukseen keskittyvät henkilöt hoitavat myyntitapaamisten järjestelyjä, nopeutuu myyntiprosessi merkittävästi ja tuloksia syntyy nopeammin.
Jos yrityksen myyntihenkilö soittaisi läpi yrityksen kohderyhmiä, olisi siihen käytetty aika pois hänen varsinaisesta myyntityöstä, eli siitä, jolla kauppoja syntyy.
Buukkaajat voivat hoitaa myös kontaktointia edeltävän kohderyhmien kartoituksen, mikä sekin säästää myyjän aikaa.
Buukkauksen keinot
Miten potentiaalisia asiakkaita kontaktoidaan? Yleisin tapa on soittaa, sillä kun potentiaalinen asiakas saadaan heti langan päähän, on keskustelu avattu.
Sähköpostia tai someakin voi käyttää ensikontaktointiin, mutta viestin lähettämisen jälkeen joutuu yleensä kuitenkin vielä soittelemaan perään, jos viestiin ei reagoida.
Yksi tapa on mennä vierailemaan potentiaalisen asiakkaan toimistolla, mutta siinä on riskinä se, että tavoiteltava henkilö ei ole paikalla. Tällöin aikaa ja rahaa kuluu turhaan matkustamiseen.
Mitä onnistunut buukkaus vaatii?
Jotta buukkaustyöstä syntyy tuloksia, tulee valmistelut tehdä huolella:
Ensimmäiseksi on syytä varata aikaa prospektien kartoittamiseen. Kartoituksen voit tehdä itse tai voit pohtia siihen soveltuvien työkalujen käyttöä.
Toiseksi on tärkeää suunnitella etukäteen puhelun sisältö, jotta pääset sujuvasti esittämään asiasi ja herättämään potentiaalisen asiakkaan mielenkiinnon.
Miten kartoittaa prospekteja?
Prospekti on yrityksesi määrittelemää ihanneasiakasta vastaavaa potentiaalinen asiakas. Eli juuri se henkilö, jolle kaikki yrityksesi markkinointi ja viestintä on suunnattu ja jota yrität yrityksesi asiakkaaksi tavoitella.
Ennen kuin voit alkaa tavoitella prospekteja eli potentiaalisia asiakkaita, täytyy tämä ihanneasiakas määritellä tarkasti. Mitä tarkemmin ja yksityiskohtaisemmin sen määrittelet, sitä helpompaa sille on viestiä ja markkinoida ja sitä vähemmän tuhlaat aikaasi ei-potentiaalisiin asiakkaisiin.
Kun olet määritellyt kriteerit yrityksesi kannalta sopivalle prospektille, voit lähteä keräämään listaa tekemällä hakukonehakuja sekä haravoimalla yhteyshenkilöitä somesta esimerkiksi työnimikkeen mukaan. Myös työnhakukanavia kannattaa seurata, sillä uuden henkilön palkkaamisen sijaan jotkin prospektit voisivatkin hyötyä tarjoamastasi palvelusta. Voit myös harkita maksullisten prospektointityökalujen, kuten Vainun, Profinderin tai Asiakastiedon käyttämistä.
Buukkauspuhelun käsikirjoitus
Kun olet laatinut soittolistasi valmiiksi, on hyvä luoda valmis suunnitelma puhelun kululle:
- Tervehdi, esittele itsesi ja edustamasi yritys
- Kerro syy sille, miksi soitat. Voit esimerkiksi mainita sen syyn, joka sai sinut lisäämään kyseisen potentiaalisen asiakkaan soittolistallesi (esimerkiksi tieto siitä, että yritys on ottanut uuden järjestelmän käyttöön tai se on palkkaamassa henkilöstöä). Älä kuitenkaan kerro tässä vaiheessa, että olet myymässä palvelua/tuotetta X.
- Kysy taustoittavia kysymyksiä, joiden avulla selvität, onko tarjoamasi palvelu tai ratkaisu asiakkaalle tarpeellinen, ja kannattaako tapaamista sopia. Kysy, tehdäänkö yrityksessä asioita, joihin tarjoamasi palvelu voisi tarjota ratkaisun. Mikäli näin on, selvitä, millaisia haasteita yritys on kohdannut asian tiimoilta ja mitä se tavoittelee lähitulevaisuudessa.
- Ehdota rohkeasti tapaamista, mikäli keskustelussa tähän mennessä on selvinnyt asioita, joiden puolesta teidän kannattaisi tavata. Tapaamisen sopimista varten sinulla on hyvä olla valmiina muutama ehdotus ajankohdasta, mutta älä anna heti useita vaihtoehtoja, vaan ehdota yhtä ajankohtaa. Jos se ei sovi, niin ehdota toista jne.
- Lähetä kalenterikutsu tai vahvistus. Kun tapaaminen on sovittu, kannattaa siitä heti laittaa asiakkaalle joko kalenterikutsu tai edes vahvistus viestillä tai sähköpostilla. Usein on hyvä tapa vielä muistuttaa asiakasta lähempänä tapaamista, jotta hän ensinnäkin muistaa tapaamisen ja toisekseen huomaa, että hän on tärkeä.
Buukkaustyökalut
Voit ryhtyä purkamaan soittolistaasi perinteisesti soittamalla läpi löytämäsi prospektit ja kirjaamalla ylös sovitut asiat. Eli ns. perinteisellä kynä, muistivihko ja puhelin -metodilla.
Tai sitten voit panostaa buukkaustyön sujuvuuteen ja hankkia buukkaustyökalun, kuten soittojärjestelmän. Tällaisia on viime aikoina kehitetty mm. myyntityöhön, kampanjointiin, asiakaskyselyiden ja tutkimusten tekemiseen.
Mikä on soittojärjestelmä?
Soittojärjestelmä helpottaa ja tehostaa tapaamisten sopimista. Se on ohjelmisto, jota on saatavana sekä työpöytä- että mobiilisovelluksena. Työpöytäversiossa käyttäjä soittaa internetin kautta asiakkaan puhelimeen VoIP-tekniikan avulla. Mobiiliversiossa käytetään ladattavaa mobiilisovellusta.
Esimerkiksi mobiilissa, tabletissa ja verkkoselaimessa toimiva moontalk OUT mahdollistaa, että pystyt tekemään soittotyötä haluamassasi paikassa sekä vapaavalintaisessa työasennossa. Kun soitat, tiedot rekisteröityvät automaattisesti kontaktikortille. Samalla koko organisaatiosi tekee mitattavaa ja helppoa asiakaskontaktointia.
Käytätpä järjestelmää kanta-asiakkaiden kontaktointiin, asiakashankintaan tai suoramyyntiin, moontalk OUT rekisteröi puheluiden olennaiset sisältötiedot ja myydyt tuotteet helppokäyttöisellä ja intuitiivisella tägäys-metodilla. Jälkikirjaukset ja dokumentaatiot tehdään automaattisesti käyttäjän puolesta yrityksesi CRM-järjestelmään.
Buukkauksen ulkoistaminen
Potentiaalisten asiakkaiden kontaktoinnin voi ulkoistaa joko kokonaan tai osittain.
Buukkaustyötä tekevä voi esimerkiksi selvittää kohdeyritysten ostopäätöksiä tekevät yhteyshenkilöt ja toimittaa sinulle soittolistan. Tai sitten voit tehdä itse prospektoinnin ja toimittaa soittolistan buukkausta hoitavalle yritykselle.
Ensimmäinen vaihtoehto tulee kyseeseen etenkin silloin, kun haluat jälkikirjaukset suoraan omaan CRM-järjestelmääsi esimerkiksi moontalk OUTin avulla.
