1. Syötä puhelinnumerosi sille annettuun kenttään ja paina nappia ”Lähetä minulle koodi”
2. Odota, että saat pin-koodin tekstiviestinä puhelimeesi. Syötä viestissä oleva kuusinumeroinen pin-koodi sille annettuun kenttään.
3. Paina lopuksi Valmis

Kuva 1. Syötä puhelinnumerosi sovellukseen.

Kuva 2. Syötä Pin-koodi sovellukseen.

Kuva: Mustalinjan perusnäyttö.

Asetukset -valikko. Täältä hallitset Mustalinjan asetuksia, valitset esimerkiksi ulospäin näkyvät numerot sekä jonot, joissa olet mukana.

Läsnäolotilan valinta:
 Aktiivinen läsnäolotila näkyy tästä. Valinan kautta vaihdat läsnäolotilasta toiseen.

Raportiikka, oikea yläkulma: Täältä pääset tarkastelmaan yrityksen puheluliikenteen raportiikkaa.

Ylhäällä valikko ”Jonot, Hoitamatta, Omat”: Täältä näet joko koko yrityksen puhelinliikenteen tai kaikki hoitamattomat puhelut. Omat -valikko näyttää vain käyttäjän puhelut, mikäli käytössä on Mustalinja SIM-kortti.

Vihreä pallo merkitsee sitä, että puheluun on vastattu.

X-merkki tarkoittaa ohisoittoa. Ohisoitossa asiakas on ensin soittanut yrityksen yleiseen numeroon ja puheluun ei ole astattu. Tämän jälkeen asiakas on soittanut suoraan jollekin yrityksen henkilökunnasta, ja puheluun on silloin vastattu. Tällöin Mustalinjan -puhelulokiin ilmestyy merkiksi X, jolloin tiedetään, että asiakkaan soittoon on jo reagoitu eikä siihen tarvitse soittaa uudelleen.

Check-merkki tarkoittaa käsiteltyä puhelua. Puhelu on käsitelty, mikäli esim. soittaja on soittanut useita puhelua yrityksen kutsunumeroon. Soittamalla takaisin Mustalinjan kautta, kaikki saman soittajan vastaamattomat puhelut muuttuvat käsitellyiksi. Merkinnän voi tehdä myös manuaalisesti.

Punainen nuoli-ikoni merkitsee, että puheluun ei ole vastattu eikä sitä ole ehditty käsitelemään. Puhelu vaatii toimenpiteitä.

Mustalinja-kuvake oikeassa alareunassa:
 Soittaminen Mustalinja-sovelluksella tapahtuu tämän kuvakkeen kautta. Täältä voit myös tarkastaa yrityksen muiden käyttäjien läsnäolotilat.

Puhelujonoihin liittyminen ja niistä poistuminen / Puhelujonoissa Vapaana-läsnäolotilassa olevien käyttäjien määrä

Jonojen hallinta -valikossa voit liittyä ja poistua yrityksen puhelujonoista.

Jonojen hallinta -valikossa on listattu kaikki yrityksen puhelujonot, esimerkiksi asiakaspalvelu, huolto ja myynti. Mikäli jonon nimen perässä lukee sana ”Ylivuoto”, siirtyy saapuva puhelu ko. jonoon vain, mikäli ensisijaisessa jonossa olevat käyttäjät eivät ehdi vastaamaan puheluun.

Kuva: Jonojen hallinnan näkymä

Esim. Asiakas soittaa yrityksen Myynti-numeroon, jolloin puhelu soi Myynti-jonossa. Jos Myynti-jonossa mukana olevat käyttäjät eivät ehdi vastaamaan, siirtyy puhelu soimaan ennalta määritetyn ajan jälkeen Myynti Ylivuoto -jonoon. Mikäli puheluun ei ehditä lainkaan vastaamaan, saa soittaja takaisinsoitto-tiedotteen ja puhelu näkyy punaisella merkittynä Mustalinja-puhelulokeissa.

Jonojen hallinta -valikon vasemmassa reunassa näet jonon nimen. Sen vieressä nähtävissä reaaliajassa ko. puhelujonossa olevien käyttäjien lukumäärä. Jos yrityksessä on 20 Mustalinja-käyttäjää, joista 4 on vapaa-läsnäolotilassa ja mukana Myynti-jonossa, rivillä näkyy: Myynti 4/20.

Puhelujonoon voit liittyä jonon nimen kohdalla, oikeassa reunassa olevalla valitsimella. Kun valitsimen osoitin on oikealla ja sen väri vihreä, käyttäjä on mukana jonossa. Osoitin on vasemalla ja harmaa väri merkitsee ettei käyttäjä ei ole mukana jonossa.

Ennen käyttöönottoa Mustalinja-mobiilivaihteeseen määritellään kaikille käyttäjille mm. seuraavat asiat:

• missä yrityksen numerossa puhelu ensimmäisenä soi
• kuinka kauan saapuva puhelu soi ennen kuin soittaja saa takaisinsoitto-tiedotteen tai puhelu siirtyy seuraavaan jonoon
• yrityksen aukioloajan mukaan määritetyt puheluohjaukset

Mikäli haluat muuttaa näitä asetuksia, niin olethan yhteydessä joko yrityksesi yhteyshenkilöön tai Mustalinja-asiakaspalveluun

Mustalinja-sovellus avautuu puheluloki-näyttöön.

Puheluloki -näytössä on nähtävissä käyttäjän läsnäolotila (yläreuna) sekä Mustalinja-puheluloki. Mustalinja-puheluloki erittelee näkyviin valinnastasi riippuen joko yrityksen puhelut, vain käsittelemättömät puhelut tai ainoastaan omat puhelut.

Mikäli käytössäsi on MustalinjaSIM-kortti, Mustalinja-puhelulokissa on nähtävissä niin yritysnumeroon kuin käyttäjän gsm-numeroon saapuneet sekä soitetut puhelut.

Puhelun soittaminen Mustalinja-sovelluksella

• avaa Mustalinja-sovellus
• paina pyöreää, Mustalinja-kuvaketta näytön alareunassa
• avautuvan näkymän yläreunassa on Suosikit, Osoitekirja ja Näppäimet -valikko

Kontaktit -valikossa:

Voit hakea yhteystietoa hakutoiminnolla tai käyttää Jaettuja ja Osoitekirjassa olevia, tallennettuja kontakteja.

Kuva: Mustalinjan kontaktit-näkymä.

Jaetut kontaktit ovat yrityksen Mustalinja-käyttäjiä. Tässä valikossa näet muiden käyttäjien  läsnäolotilan reaaliajassa.

Osoitekirjan yhteystiedot ovat käyttäjän mobiililaitteen osoitekirjaan/SIM-kortille tallennettuja yhteystietoja.

Soita puhelu klikkaamalla joko Mustalinja-käyttäjää (Jaetut) tai yhteystietoa (Osoitekirja). Näyttöön avautuu näkymä, josta valitaan joko gsm-numero tai yritysnumero. Lisäksi valikosta voi lähettää tekstiviestin. Soittaminen tapahtuu vihreää puhelin-ikonia painamalla.

Kuva: Mustalinjan näppäimet-näkymä.

Näppäimet -valikossa:

Näppäimet -valikossa soitat puhelun vastaavalla tavalla kuin puhelimen omalla puhelin-sovelluksella. Näppäin -valikkoon näppäillään haluttu puhelinnumero, jonka jälkeen painetaan alareunan vihreää luuri-kuvaketta.

Puhelun yhdistäminen

Mustalinja-sovelluksessa puhelu yhdistetään avaamalla Mustalinja-sovellus käynnissä olevan puhelun aikana. Mustalinja-sovelluksen voi avata puhelun aikana seuraavasti:

1. paina mobiililaitteen koti-näppäintä (yleensä sijoitettu puhelimen alareunaa, keskelle) tai uudemmissa iOS-järjestelmissä pyyhkäisemällä alhaalta ylös
2. siirry puhelimen sovellus-valikkoon ja etsi Mustalinja-sovellus
3. Avaa Mustalinja-sovellus painamalla sovelluskuvaketta

Mustalinja-sovellus aukeaa suoraan Yhdistä-toimintoon puhelun ollessa käynnissä. Näkymästä löydät Siirto-painikkeen.

Siirto-painiketta klikkaamalla voit yhdistää puhelun valitsemalla yhteystiedon joko jaetuista (yrityksen Mustalinja-käyttäjät) tai osoitekirjasta.

Mustalinja-mobiilivaihteessa on olennaista, että käyttäjällä on valittuna tilanteen mukainen läsnäolotila. Näin varmistetaan asiakaspalvelun hyvä laatu sekä lyhyt vastausaika yritykseen soittaville, sillä puhelut ohjautuvat läsnäolotilojen perusteella Vapaana-tilassa oleville käyttäjille.

Kuva: Läsnäolotilan valinta.

Läsnäolotila sijaitsee näkymän yläreunassa, jossa läsnäolotilaa kuvaa pyöreä kuvake sekä teksti, esim. vihreä kuvake ja teksti: Vapaa.

Valittua läsnäolotilaa voit muuttaa kuvakkeesta avautuvassa valikossa, josta löydät tilanteeseen sopivan läsnäolotilan. Mikäli valitset läsnäolotilaksi muun kuin Vapaa, niin suosittelemme määrittämään myö tilan keston valikon alareunasta.

Oma tila -kohtaan voit kirjoittaa vapaamuotoisen tilapäivityksen. Oma tila -valinta vastaa mobiilivaihteen toiminnassa lomalla- tai poissa-valintaa.

Mustalinja-mobiilivaihteeseen määritellään ennen käyttöönottoa kaikille käyttäjille, kuinka puhelut ohjautuvat, mikäli käyttäjä valitsee läsnäolotilaksi Lomalla. Mikäli haluat tarkistaa tai muuttaa näitä asetuksia, niin olethan yhteydessä joko yrityksesi yhteyshenkilöön tai Mustalinja-asiakaspalveluun

Jos käytössäsi on Mustalinja-puhelinliittymä, voit aktivoida käyttöösi lomavastaajan Mustalinja-sovelluksella.

Lomavastaaja soveltuu etenkin käyttäjille, jotka käyttävät samaa liittymää myös vapaa-ajalla. Lomatiedote kytkeytyy sekä GSM-numeroon että mahdolliseen henkilökohtaiseen työnumeroon.

Lomavastaajan käyttö

Tehtävä ensin

Avaa sovelluksen asetukset (hammasratas, oikea yläkulma) ja valitse Lomavastaaja.

1. Kytke vastaaja Käytössä-tilaan.

2. Syötä numero, mihin haluat ohjata asiakkaita loma-aikana (esim. toimipisteesi jononumero).

3. Tallenna asetukset.

Voit halutessasi merkitä sovelluksen osoitekirjasta henkilöitä, jotka ohittavat lomavastaajan ja tavoittavat sinut loma-aikana normaalisti (VIP).

Vastaajan käyttö

Kun olet aktivoinut lomavastaajan, riittää jatkossa, että pelkästään asetat sovellukseen läsnäolotilaksi Lomalla:

1. Avaa läsnäolotilat sovelluksen etusivun yläosasta.

2. Valitse Lomalla ja aseta lomatilan kesto kohtaan Kesto tilassa. Voit käyttää joko painikkeita tai rullavalikkoa keston määrittelyyn.

3. Kun olet vahvistanut keston, lomavastaaja asettuu päälle välittömästi. Lomavastaaja on päällä loman päättymiseen asti. Voit myös perua lomatilan valitsemalla läsnäolotilaksi Vapaa.

Lomavastaajan ajastaminen etukäteen

Jos haluat ajastaa vastaajan käyttöön etukäteen, valitse Ajasta tila. Voit myös ajastaa useampia lomakausia etukäteen. 

Valitse ensin tilaksi Lomalla, jonka jälkeen voit määritellä loman alkamis- ja päättymishetken. Tehtyjä tila-ajastuksia voit muokata ja poistaa Ajasta tila -valinnan vasemmalla puolella olevasta kalenterikuvakkeesta.

Kuva 1: Lomavastaajan tilan ajastaminen

Ulkomailla hyödynnät verkkovierailua eli roamingia kun olet pois oman operaattorisi verkosta. Mustalinja-SIM-kortit toimivat joko Elisan, DNA:n tai Telian verkossa. Jos et tiedä, missä verkossa korttisi on, kysy yrityksesi puhelinvastaavalta.

• Roaminghinnat Elisan verkossa »
• Roaminghinnat DNA:n verkossa »
• Roaminghinnat Telian verkossa » 

Mustalinjan soittajantunnistus iPhone-käyttäjille

Soittajan tunnistuksen avulla saat ilmoituksen saapuvasta puhelusta hetkeä ennen puhelimen soimista. Ilmoitus pitää sisällään jonon nimen jos kyseessä on jonopuhelu sekä saatavilla olevat soittajan tunnistustiedot.

Voit tarkistaa ilmoituksen tiedot puhelun vielä soidessa avaamalla puhelimen ilmoituskeskuksen. Puhelun päätyttyä ilmoitus jää ilmoituskeskukseen, josta löydät tiedot myös vastaamattomista puheluista, joten voit kätevästi tarkistaa ketkä ovat yrittäneet tavoitella sinua.

Huomioithan, että soittajan tunnistus vaatii Mustalinja-SIM-kortin.

Uusi soittajan tunnistus ei vaadi sovelluksen päivittämistä vaan on automaattisesti käytettävissäsi.

Ohjeet

Puhelimen asetukset – Ilmoitukset

Avaa puhelin asetuksista kohta Ilmoitukset ja Ilmoitustyyli-otsikon alta Mustalinja.
Varmista, että ilmoitukset ovat sallittu ja ilmoitusviestit ovat käytössä Lukitulla näytöllä, Ilmoituskeskuksessa sekä Bannereissa.

Suosittelemme bannerien tyyliksi Pysyvää, jolloin ilmoitukset näkyvät lukitulla näytöllä kunnes kuittaat tai poistat ne.

Äänet ja Merkit valinnoilla voit hallita käytetäänkö Mustalinjan ilmoituksissa merkkiääniä tai värinätehosteita.

Asetukset – Puhelin – Tulevat puhelut

Tarkasta asetuksista myös kohta Puhelin ja sen alta Tulevat puhelut. Puhelut tulisi näyttää Bannerina kun puhelin ei ole lukittuna. (Tulevat puhelut näytetään oletuksena Bannerina)

Aikaohjaussääntö pyhäpäiville

Tällä aikaohjaussäännöllä suljetaan haluttu jono pyhäpäivien ajaksi.

1. Tarkista, onko aikaohjaukseen tarvittava tiedote jo olemassa vai tuleeko ympäristöön ladata uusi tiedote.
   Monesti tiedote löytyy jo valmiina vasemman laidan valikon “Tiedotteet“-osiosta nimellä “pyhätiedote” tai “pyhä“.
   Mikäli tiedotetta ei ole valmiina niin voit lisätä tiedotteen kohdasta “Lisää uusi tiedote“.
   
   
2. Mene kohtaan “Aikaohjaukset” ja valitse “Lisää uusi aikaohjaussääntö“.
   
   
3. Nimeä ohjaus selkeästi. Voit myös kirjoittaa lyhyen kuvauksen.
   Valitse toiminto “Soita tiedote ja katkaise” alasvetovalikosta (1.).
   Valitse käytettävä (2.) tiedote, jos haluat käyttää tiedotetta.
   
   Lisää halutut päivämäärät, jolloin ohjausta luetaan, kohdan “Päivämäärä rajaus” alle.
   
   
   
   
4. Kun aikaohjaus on luotu, tulee se kytkeä niihin jonoihin aktiiviseksi jotka halutaan aikaohjaussäännöllä sulkea.
   
   Huom. Jatkuvaan aikaohjaukseen tulee asettaa päivämäärärajaus. Jatkuva aikaohjaus-valinnalla sääntöä luetaan ympäri vuorokauden koko päivämäärärajauksen ajalta.

my.moontalk -tunnukset saa tarvittaessa helpdeskin kautta. Ota yhteyttä helpdesk@moontalk.com. Tunnukset voi tilata yrityksenne allekirjoitusoikeuden omaava henkilö tai nimetty yhteyshenkilö.