1. Johdanto
Moontalkin (”Me”; ”Moontalk”) toiminnan ja palveluiden kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Viestinnän luottamuksellisuus ja tietosuoja ovat Moontalkin liiketoiminnan keskiössä.
Tietosuoja tarkoittaa henkilön, jonka tietoja käsitellään, oikeuksien toteutumista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Henkilötieto puolestaan tarkoittaa tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.
Viestinnän luottamuksellisuudella tarkoitetaan sitä, etteivät ulkopuoliset tiedä viestinnän sisältöä tai olemassaoloa. Moontalk tarjoaa asiakkailleen yhdessä valikoitujen yhteistyökumppaneiden kanssa erilaisia viestinnän palveluita. Näitä palveluita tarjotessamme käsittelemme tietoa viestinnästä asiakkaidemme lukuun ja huolehdimme tällöin viestinnän luottamuksellisuuden toteutumisesta. Emme ikinä luovuta tai esimerkiksi siirrä kolmansille osapuolille tällaista tietoa.
Moontalk noudattaa menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen ja lain sähköisen viestinnän palveluista, vaatimusten mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin, kuinka Moontalk käsittelee henkilötietoja.
Moontalk toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyssä silloin, kun se käsittelee yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilöiden tai esimerkiksi potentiaalisten asiakkaidensa tietoja. Kun Moontalk tarjoaa palveluita, kuten raportiikkaa yhteisöasiakkailleen, rekisterinpitäjänä toimii kukin yhteisöasiakas.
Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osiot:
- Johdanto
- Keiden henkilötietoja käsittelemme?
- Mitä henkilötietoja käsittelemme?
- Mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käsitellään ja millä oikeusperusteilla?
- Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
- Kenelle jaamme tietoja?
- Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
- Mitä oikeuksia sinulla on?
- Kolmansien tietosuojaselosteet
- Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
2. Keiden henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme seuraavien henkilöiden ryhmiä ollessamme rekisterinpitäjä:
• Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
• Markkinointikohderyhmiin kuuluvat henkilöt
• Digitaalisten palveluiden (esimerkiksi internetsivusto) käyttäjät
• Henkilöt, joiden osalta henkilötietojen käsittely liittyy Moontalkia koskevaan lakisääteiseen velvoitteeseen
• Työntekijät, Moontalkille työskentelevät ja työnhakijat
Käsittelemme seuraavia henkilöiden ryhmiä yhteisöasiakkaidemme lukuun
• Asiakkaan työntekijät, joiden liittymistä soitetut tai liittymiin saapuvat puhelut ovat tallennustoimenpiteiden tai muiden asiakkaan ja Moontalkin välisen palvelusopimuksen mukaiseen palveluun kuuluvien toimenpiteiden kohteena.
• Asiakkaan asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat ja näiden yhteyshenkilöt
• Muut tallennustoimenpiteiden kohteena olevan työntekijän kanssa yhteyttä pitävät henkilöt.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Saamme henkilötiedot yleensä suoraan sinulta tai palveluidemme käytöstä. Käsiteltävien henkilötietojen laajuus riippuu siitä, missä roolissa käsittelemme henkilötietojasi. Käsittelemme ainoastaan niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käsittelytarkoitukseen. Käsittelemämme henkilötietiedot voidaan jaotella seuraavasti:
• Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja osoite
• Perustiedot, kuten nimi ja tietyissä tapauksissa henkilötunnus
• Taloudelliset tiedot, kuten suoritetut maksut ja laskut
• Yksilöintitiedot, kuten puheluihin, viesteihin ja tallenteisiin liittyvät liittymätiedot (mm. puhelinnumerot, ajankohdat ja muut lokitiedot), joiden perusteella tallenteet yksilöidään.
• Yhteydenpito, kuten puhelutallenteet, viestintä ja sen sisältämät tiedot. Puhelutallenteet saattavat sisältää esimerkiksi tallennuksen kohteena olevien henkilöiden yksilöintitietoja sekä asiakkaan ja tämän asiakkaan väliseen asiakkuuteen liittyviä tietoja.
Kun olemme rekisterinpitäjä, käsittelemme asiakkaiden yhteystietoja, perustietoja ja taloudellisia tietoja laskutusta varten. Puheluita ja esimerkiksi chat-keskusteluita voidaan tallentaa dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin. Työsuhdetta varten puolestaan tarvitsemme esimerkiksi yhteystiedot ja verokortin.
Kun tarjoamme palveluita asiakkaillemme, käsittelemme asiakkaiden lukuun esimerkiksi yhteystietoja, perustietoja sekä puheluihin, viesteihin ja tallenteisiin liittyviä liittymätietoja. Näitä tietoja käsitellään ainoastaan asiakkaan ja Moontalkin välisen sopimuksen mukaisesti.
4. Mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käsitellään ja millä oikeusperusteilla?
Kun Moontalk on rekisterinpitäjä, henkilötietoja käytetään esimerkiksi täyttämään lakisääteiset sekä sopimusten mukaiset velvollisuudet ja jotta voimme markkinoida ja viestiä palveluistamme. Palveluita tarjotessamme asiakkaamme määrittävät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet ja tältä osin vastaavat tiedot löytyvät asiakkaidemme tietosuojaselosteista.
Palvelusopimusten tekeminen ja hallinnointi
Henkilötietoja käsitellään sopimuksen perusteella silloin, kun henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on käsitellä henkilötietoja tarjouksen ja sopimuksen tekemistä varten. Käsittelemme henkilötietoja myös siksi tämän käsittelyperusteen nojalla, että Moontalk voi dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät, kuten esimerkiksi pitää yhteyttä asiakkaaseen tai palvella asiakkaita sopimuksen aikana.
Lakisääteinen velvollisuus
Sopimusvelvoitteiden lisäksi myös laissa ja säännöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä. Käsittelemme henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen perusteella esimerkiksi silloin, kun säilytämme tietoja kirjanpitolain tai viestintälainsäädännön perusteella.
Oikeutettu etu
Kun markkinoimme palveluitamme tai tuotteitamme markkinointikohderyhmiin kuuluville henkilöille, potentiaalisille asiakkaille tai nykyisille asiakkaillemme, käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Moontalkilla on oikeutettu etu markkinoida palveluitaan ja tuotteitaan eri tavoin. Haluamme tarjota markkinointikohderyhmiin kuuluville henkilöille mahdollisimman kiinnostavaa tietoa ja markkinointia esimerkiksi nettisivuillamme sekä sosiaalisen median kanavissamme. Lisäksi voimme markkinoida Moontalkin tai kolmannen osapuolen palveluita esimerkiksi uutiskirjeillä tai esimerkiksi kutsuilla tapahtumiin. Analysoimme sähköpostikampanjoitamme sekä nettisivujemme ja sosiaalisen median kanaviemme toimintaa. Näin pystymme arvioimaan esimerkiksi markkinointikampanjoidemme toimivuutta. Tämä tieto on pohjana liiketoimintamme kehityksessä ja tulevissa markkinointitoimenpiteissä.
Moontalkilla on myös oikeutettu etu kehittää tuotteitaan ja palveluitaan. Erilaisten Moontalkin liiketoimintaan liittyvien prosessien ja järjestelmien kehittäminen saattavat perustua henkilötietojen käsittelyyn. Tähän saattaa myös liittyä henkilötietojen käsittelyä väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja selvittämiseen.
Suostumus
Pyydämme sinulta tietyissä tilanteissa suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Suostumuspyyntö sisältää tietoa kyseisten tietojen käsittelystä. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
5. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Automatisoidulla päätöksenteko tarkoittaa päätöstä, joka perustuu automaattiseen käsittelyyn ja jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Emme käytä toiminnassamme automatisoitua päätöksentekoa.
Profiloinnilla puolestaan tarkoitetaan automaattisesti tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, johon liittyy esimerkiksi henkilön kiinnostuksen kohteiden tai käyttäytymisen arviointia tai ennakointia. Saatamme käyttää profilointia markkinoinnissa siten, että pyrimme kohdentamaan sopivimpia ja kiinnostavimpia tuotteita ja palveluita kullekin asiakkaalle.
6. Kenelle jaamme tietoja?
Tietojen luottamuksellisuus on Moontalkille tärkeää. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Moontalkin ulkopuolelle ainoastaan lainsäädännön velvoittaessa tai salliessa. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille (kuten verohallinnolle).
Luovutamme tietoja asiakkaan suostumuksen tai sopimuksen perusteella myös sellaisille yhteistyökumppaneillemme, jotka liittyvät asiakkaiden valitsemiin tuotteisiin tai palveluihin.
Saatamme käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme, toiminnassamme. Sovimme tällöin henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tiedot pyritään säilyttämään EU:n talousalueella. Jos tietoja siirretään EU:n talousalueen ulkopuolelle, siirto voidaan toteuttaa ainoastaan, jos:
• EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä
• Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.
Emme käytä alikäsittelijöitä silloin, kun tarjoamme palveluita asiakkaillemme ja säilytämme tietoja EU:n alueella.
7. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.
8. Mitä oikeuksia sinulla on?
Sinulla on alla tarkemmin kuvatulla tavalla oikeus muun muassa tarkastaa tietosi sekä oikeus saada puutteelliset tai virheelliset tietosi oikaistuksi. Otathan myös huomioon, että toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen, ja meillä voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.
Asiakkaidemme tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii kukin asiakas. Rekisterinpitäjänä asiakkaamme vastaavat henkilön oikeuksien toteuttamisesta tällöin ja voit olla heihin yhteydessä oikeuksiesi toteuttamiseen liittyen. Yleensä oikeuksien toteuttamiseen liittyvästä menettelystä on kerrottu kunkin rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa.
Voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus saada tieto hallussamme olevista henkilötiedoistasi. Oikeuttasi saada pääsy henkilötietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön ja esimerkiksi muiden henkilöiden yksityisyyden suojan nojalla.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus pyytää tietojen poistamista. Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
• Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
• Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
• Tietojen käsittely on lainvastaista.
Meillä voi olla lainsäädännön vuoksi monissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietojasi asiakassuhteen ajan ja jopa sen jälkeen, jos tietojen käsittely on tarpeen esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi.
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Oikeus vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan myös siirtää meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.
Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.
9. Kolmansien tietosuojaselosteet
Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Moontalkin palveluun. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet.
10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Moontalk voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojaselosteessa.
Lisätietoja voitte tiedustella sähköpostitse osoitteesta
tietosuoja@moontalk.com.
