Projecta Oy – Kun yhteydenpito toimii, asiantuntijat voivat keskittyä olennaiseen
Lue tiivistelmä
Projecta on teknisen kaupan perheyritys, jolle sujuva yhteydenpito asiakkaiden, päämiesten ja muiden sidosryhmien kanssa on tärkeä osa päivittäistä työtä. Moontalkin myötä puheluiden hallinta on helpottunut, tavoitettavuus parantunut ja yhteydenottojen käsittelystä tullut tasalaatuisempaa.
Selkeä käyttöliittymä, joustavat hallintaominaisuudet ja kattava raportointi säästävät aikaa ja tukevat toiminnan kehittämistä. Hallitusti sujuneen käyttöönoton jälkeen Moontalkista tuli nopeasti luonteva osa Projectan arkea. Nyt asiantuntijat voivat keskittyä olennaiseen eli asiakkaiden palvelemiseen.
Sujuva yhteydenpito on osa asiantuntijapalvelua
Projectalla ollaan päivittäin yhteydessä asiakkaisiin, päämiehiin ja muihin sidosryhmiin. Puhelut ovat tärkeä osa niin myyntiä, asiakaspalvelua kuin pitkäaikaisten kumppanuuksien hoitamista, kertoo Projectan Business Controller, Linda Aaltonen.
Puheluilla ja asiakasviestinnällä on meille erittäin tärkeä rooli. Yhteydenpidon sujuvuus vaikuttaa suoraan asiakas- ja päämieskokemukseen sekä työn tehokkuuteen. – Linda Aaltonen
Asiakkaan pitää tavoittaa oikea henkilö nopeasti ja jokainen yhteydenotto tulee hoitaa ammattimaisesti erityisesti silloin, kun päivä on kiireinen, korostaa Aaltonen.
Vähemmän säätöä, tasaisempaa palvelua
Moontalkin suurin vaikutus näkyy Projectan arjessa palvelun helppokäyttöisyytenä. Puheluliikenteen hallintaan kuluu aiempaa vähemmän aikaa, ja tiimi voi luottaa siihen, että yhteydenotot käsitellään asianmukaisesti myös kiireisinä hetkinä.
Samalla tavoitettavuus on parantunut ja puheluiden käsittely muuttunut tasalaatuisemmaksi. Asiakkaalle tämä näkyy sujuvampana palveluna ja henkilöstölle se tarkoittaa rauhallisempaa työpäivää ja parempaa mahdollisuutta keskittyä omaan asiantuntijatyöhön.
Aiempi ratkaisu vaati turhan paljon hallinnointia
Aiemmin käytössä olleessa puhelinratkaisussa haasteet liittyivät erityisesti ominaisuuksiin ja käytettävyyteen. Järjestelmän hallinta ja muutosten tekeminen veivät enemmän aikaa kuin oli tarpeen.
Kyse ei ollut vain yksittäisistä työvaiheista. Kun puhelinpalvelun ylläpito vaatii jatkuvaa hallinnollista työtä, aikaa jää vähemmän asiakkaille ja muille tärkeille tehtäville, Aaltonen tiivistää haasteita.
Moontalk on tuonut tilanteeseen selkeyttä. Puheluiden hallinta on helpompaa, muutokset onnistuvat nopeasti ja kokonaisuus on käyttäjäystävällinen, päivittäin Moontalkia käyttävä Ii Tolvanen kertoo.
Raportointi tekee puheluliikenteestä näkyvää
Vaihdepalvelun lisäksi Projecta hyödyntää Moontalkin raportointia ja puheluiden hallintaan liittyviä ominaisuuksia.
Raportointi auttaa muodostamaan selkeän kuvan puheluliikenteestä ja tukee palvelun jatkuvaa kehittämistä. Kun tieto on helposti saatavilla, toimintaa voidaan johtaa havaintojen eikä oletusten perusteella.
Samaan aikaan hallintatyökalut pitävät kokonaisuuden joustavana. Kun tarpeet muuttuvat, puheluiden käsittelyä voidaan mukauttaa nopeasti yrityksen arkeen sopivaksi.
Hallittu käyttöönotto ilman merkittäviä häiriöitä
Aaltosen mukaan työntekijät omaksuivat palvelun nopeasti: ”Käyttöönotto sujui hyvin. Työntekijät omaksuivat palvelun nopeasti, koska käyttöliittymä on selkeä ja palvelun toimintalogiikka helppo ymmärtää”. Selkeä käyttöliittymä ja helposti ymmärrettävä toimintalogiikka tekivät siirtymisestä sujuvan, ja palvelusta tuli nopeasti luonteva osa päivittäistä työskentelyä.
Toimiva puhelinpalvelu hyödyttää koko yritystä
Puhelinratkaisu saattaa vaikuttaa pieneltä osalta yrityksen kokonaisuutta. Käytännössä sen toimivuus näkyy kuitenkin laajasti: asiakkaiden tavoitettavuudessa, henkilöstön työajassa ja palvelukokemuksen tasaisuudessa.
Kokemukseensa pohjaten Aaltonen toteaa, että moderni ja helposti hallittava puhelinpalvelu voi tuoda yllättävän paljon hyötyä sekä asiakkaille että henkilöstölle.
Moontalkin vahvuuksia ovat olleet helppokäyttöisyys, joustavuus sekä sujuva yhteistyö käyttöönoton ja jatkuvan palvelun aikana. Jos tavoitteena on parantaa tavoitettavuutta ja yksinkertaistaa puheluliikenteen hallintaa, vastaavan muutoksen selvittäminen on ehdottomasti kannattavaa.
Kun yhteydet toimivat, niiden hallintaan ei tarvitse käyttää turhaa aikaa. Asiakas tavoittaa oikean asiantuntijan ja asiantuntija voi keskittyä siihen, minkä osaa parhaiten. Siinä on toimivan puhelinpalvelun idea yksinkertaisimmillaan.
Projecta on turkulainen teknisen kaupan perheyritys, joka on palvellut teollisuutta jo 80 vuoden ajan. Noin 50 ammattilaisen yritys toimii Suomessa ja Baltiassa ja toimittaa ratkaisuja yksittäisistä komponenteista kokonaisiin tuotantolinjoihin sekä kunnossapitopalveluihin.
