Ota yhteyttä

Hosted PBX ja on-premise-puhelinvaihde eroavat toisistaan ennen kaikkea siinä, missä järjestelmä sijaitsee ja kuka sitä ylläpitää. Hosted PBX, eli pilvivaihde, toimii palveluntarjoajan palvelimilla ja toimitetaan verkon kautta. On-premise-ratkaisu taas asennetaan fyysisesti yrityksen omiin tiloihin ja vaatii oman laitteiston sekä IT-resurssit ylläpitoon. Valinta näiden välillä riippuu pitkälti tiimisi liikkuvuudesta, IT-kapasiteetista ja kasvutavoitteista. Alla käymme läpi neljä kysymystä, jotka ratkaisevat valinnan useimmissa tapauksissa.

Kumpi sopii paremmin liikkuvalle tiimille?

Hosted PBX sopii liikkuvalle tiimille selvästi paremmin kuin on-premise-vaihde. Pilvivaihde toimii älypuhelimella missä tahansa, eikä se edellytä kiinteää toimistoyhteyttä tai fyysistä laitteistoa. Kenttätyöntekijä rakennustyömaalla tai logistiikkakuski reitillä saa samat puhelunhallintaominaisuudet kuin toimistossa istuva kollega.

On-premise-ratkaisu on suunniteltu ensisijaisesti kiinteää toimistoa varten. Puhelut kulkevat paikallisen laitteiston kautta, ja etäkäyttö vaatii erillisiä teknisiä ratkaisuja, kuten VPN-yhteyksiä tai lisäohjelmistoja. Liikkuvalle henkilöstölle tämä tarkoittaa käytännössä jatkuvia tavoitettavuusongelmia.

Hosted PBX:n mobiili-first-arkkitehtuuri ratkaisee tämän perustavanlaatuisesti. Esimies näkee reaaliajassa, ketkä tiimiläisistä ovat tavoitettavissa, ja puhelut ohjautuvat oikealle henkilölle automaattisesti. Moontalk Mobile on rakennettu juuri tätä käyttötapausta varten: hallinta onnistuu sekä iOS- ja Android-laitteilla että my.Moontalk-portaalin kautta selaimessa.

Jos tiimisi työskentelee useassa eri kohteessa eikä ole sidottu yhteen toimipisteeseen, on-premise-vaihde on väärä työkalu. Se ratkaisee ongelman, jota liikkuvalla tiimillä ei ole.

Mitä hosted PBX maksaa verrattuna on-premise-ratkaisuun?

Hosted PBX on tyypillisesti edullisempi vaihtoehto aloittaa, koska se ei vaadi laite- tai asennusinvestointeja. Kustannusrakenne perustuu kuukausittaiseen käyttömaksuun per käyttäjä. On-premise-vaihde edellyttää merkittävää alkuinvestointia laitteistoon, asennukseen ja käyttöönottoon, minkä lisäksi tulevat jatkuvat ylläpito- ja päivityskustannukset.

Kokonaiskustannuksia vertailtaessa on tärkeää huomioida koko elinkaari, ei vain alkuhinta.

  • Hosted PBX: Matala aloituskynnys, ennakoitava kuukausikulu, ei tarvetta IT-ylläpitohenkilöstölle, päivitykset sisältyvät palveluun automaattisesti.
  • On-premise: Korkea alkuinvestointi, laitteiston poistot, erilliset tukisopimukset, versiopäivitykset maksavat erikseen ja vaativat resursseja.

Pienille ja keskisuurille yrityksille hosted PBX on lähes poikkeuksetta kustannustehokkaampi. Suuremmissa organisaatioissa, joissa on vahva IT-infrastruktuuri ja vakaa käyttäjämäärä, on-premise voi olla perusteltu pitkällä aikavälillä. Mutta se vaatii myös sen, että organisaatiolla on resurssit ja osaaminen ylläpitää järjestelmää jatkuvasti.

Hosted PBX:n hinnoittelu skaalautuu myös käytön mukaan. Käyttäjämäärän kasvaessa lisäät lisenssejä. Supistuessa vähennät. On-premise-laitteisto ei jousta samalla tavalla.

Miten hosted PBX ja on-premise eroavat tietoturvan osalta?

Hosted PBX ja on-premise-vaihde tarjoavat molemmat vahvan tietoturvan, mutta eri mekanismeilla. On-premise-ratkaisussa data pysyy omassa laitteistossasi, mikä antaa täyden hallinnan tallennuspaikkaan. Hosted PBX:ssä tietoturva nojaa palveluntarjoajan infrastruktuuriin, salaukseen ja tietosuojakäytäntöihin. Vastuunjako on erilainen, mutta kumpikin voi täyttää GDPR-vaatimukset.

On-premise-ratkaisun tietoturva on niin hyvä kuin oma IT-tiimisi ja laitteistosi. Se tarkoittaa, että tietoturvapäivitykset, palomuurit ja varmuuskopioinnit ovat omalla vastuullasi. Jos ne jäävät tekemättä, haavoittuvuudet jäävät korjaamatta.

Hosted PBX:ssä palveluntarjoaja vastaa infrastruktuurin tietoturvasta. Kriittistä on valita toimittaja, joka käsittelee dataa EU:n alueella ja noudattaa GDPR:ää. Moontalk tallentaa kaiken datan salatusti Suomessa sijaitseville palvelimille ja käsittelee tiedot EU:n tietosuojavaatimusten mukaisesti. Tämä on konkreettinen fakta, ei markkinointilupaus.

Reguloiduilla toimialoilla, kuten terveydenhuollossa, datan sijainti on usein lakisääteinen vaatimus. Hosted PBX on tässä tapauksessa täysin käyttökelpoinen, kunhan palveluntarjoaja pystyy osoittamaan datan käsittelyn EU:ssa dokumentoidusti.

Milloin kannattaa vaihtaa on-premisestä hosted PBX:ään?

On-premisestä hosted PBX:ään kannattaa siirtyä silloin, kun nykyinen järjestelmä alkaa rajoittaa liiketoimintaa enemmän kuin tukea sitä. Tyypillisiä merkkejä ovat laitteiston vanheneminen, kasvava etä- ja kenttätyö, IT-ylläpidon kuormittuminen tai tarve integroida puheludata CRM- ja ERP-järjestelmiin.

Vaihtaminen on ajankohtaista erityisesti näissä tilanteissa:

  • Tiimi on kasvanut tai hajautunut useampaan toimipisteeseen tai kenttätyöhön.
  • Nykyinen vaihde vaatii lähiaikoina laite- tai lisenssipäivityksen, joka maksaa merkittävästi.
  • Puheludata ei päädy CRM:ään automaattisesti, ja manuaalinen kirjaaminen vie liikaa aikaa.
  • Tavoitettavuus on epäsäännöllistä eikä esimies näe reaaliajassa tiimin tilannetta.
  • Organisaatio kasvaa nopeasti eikä halua sitoa pääomaa laitteistoon.

Siirtyminen hosted PBX:ään ei vaadi pitkää IT-projektia. Palvelu otetaan käyttöön verkon kautta, ja integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin voidaan rakentaa ilman infrastruktuurimuutoksia. Olemassa oleva puhelinnumero siirtyy mukana.

Jos on-premise-vaihde toimii moitteettomasti, tiimi on paikallinen ja IT-kapasiteettia on riittävästi, vaihtamiselle ei ole välitöntä tarvetta. Mutta jos jokin yllä mainituista kohdista tunnistuu, siirtyminen kannattaa tehdä ennen kuin vanha järjestelmä alkaa maksaa enemmän kuin uusi.

Haluatko nähdä, miten mobiilivaihde toimii käytännössä juuri teidän tiimissänne? Ota yhteyttä ja kerromme lisää.

Aiheeseen liittyvät artikkelit