Puhelinjärjestelmät yrityksille

Asiakastyytyväisyys on olennainen tekijä myynnin kasvattamisessa, minkä vuoksi asiakaspalvelun on oltava sekä modernia että mutkatonta. Yksi epäonnistunut asiakaspalvelutilanne voi tarkoittaa samalla myös yhtä menetettyä asiakasta. Asiakaspalvelun laatuun voi vaikuttaa helposti esimerkiksi hankkimalla ajantasaiset ja työtä sujuvoittavat työkalut. 

Yrityksesi puhelinjärjestelmän päivittäminen onkin helppo ensimmäinen askel kohti laadukkaampaa asiakaspalvelua. Asiakastyön parantamisen lisäksi ajanmukainen puhelinjärjestelmä lisää kustannustehokkuutta, helpottaa etätyötä ja tehostaa raportointia. Puhelinjärjestelmä mahdollistaa myös helpomman ja nopeamman kommunikoinnin yrityksen sisällä ja ulkopuolisten kanssa, mikä auttaa lisäämään tuottavuutta ja parantamaan liiketoimintaa.

Tässä artikkelissa kerromme kattavasti erilaisista tarjolla olevista yrityksen puhelinjärjestelmistä sekä niiden hyödyistä.

Tässä artikkelissa käsittelemme seuraavia asioita:

  • Mikä on yrityksen puhelinjärjestelmä?
  • Mitä hyötyä modernista puhelinjärjestelmästä on?
  • Miten puhelinjärjestelmät toimivat?
  • Miten valita sopivin puhelinjärjestelmä?

Mikä on yrityksen puhelinjärjestelmä?

Puhelinjärjestelmä on tärkeä työkalu, joka tekee yrityksen asiakaspalvelusta ja puheluiden raportoinnista vaivatonta. Perinteinen puhelinjärjestelmä on ratkaisu, joka on asennettu fyysisesti yrityksen tiloihin, ja joka on yhteydessä puhelinverkkoon käyttäen paikallisen operaattorin ISDN-linjoja tai vaihdeliittymää. Nykyään puhelinjärjestelmiin löytyy perinteisen järjestelmän lisäksi myös muita ratkaisuja, kuten internetin välityksellä toimivat VoIP-puhelut, mobiilivaihde tai näiden kaikkien yhdistelmä. Paras ratkaisu kullekin yritykselle riippuu sen toiminta- ja IT-ympäristöstä.

Mitä hyötyä modernista puhelinjärjestelmästä on?

Moderni puhelinjärjestelmä viittaa sellaiseen teknologiaan, joka useimmiten hyödyntää internetyhteyttä ja on yhdistettävissä yrityksen muihin järjestelmiin. Siten päivittämällä puhelinjärjestelmäsi vastaamaan uusimpia standardeja voit saavuttaa mm. seuraavia hyötyjä:

  • Helpompaa ja tehokkaampaa asiakaspalvelua: moderni puhelinjärjestelmä on mahdollista yhdistää esimerkiksi yrityksen asiakashallintajärjestelmään, mikä sujuvoittaa myynti- ja asiakastyötä.

     

  • Kustannussäästöjä: perinteisten puhelinjärjestelmien ylläpito on kalliimpaa ja kuukausittaiset puhelinlaskut ovat korkeampia. Erityisesti puhelut internetin välityksellä ovat selvästi edullisempia kuin kiinteällä puhelinverkkoyhteydellä. Lisäksi säästät, kun et tarvitse erillisiä data- ja puheverkkoja.

     

  • Helpompi huoltaa: nettiyhteydellä toimivaa, nykyaikaista järjestelmää ylläpidetään pääasiallisesti mobiilisovelluksen tai ohjelmistorajapinnan kautta.

     

  • Vaivatonta lisätä uusia käyttäjiä: voit itse lisätä uuden käyttäjän verkkosovelluksessa, ja tämän tulee vain lisätä sovellus matkapuhelimeensa.

     

  • Saat liikkuvan puhelinvaihteen: uudet järjestelmät eivät ole riippuvaisia fyysisestä paikasta. Parannat asiakaspalvelua entisestään, kun lisäät maa- tai aluekohtaisia numeroita, joista puhelu yhdistyy IP-vaihteeseen.

     

  • Sujuvampaa etätyötä: työntekijät pääsevät soittamaan toisilleen käyttämällä alaliittymiä sekä ulkoisiin numeroihin verkko- tai mobiilisovellusta hyödyntäen. Sovellus auttaa myös tunnistamaan soittajan sekä hallitsemaan soiton- ja puhelunsiirtoa.

     

  • Yhdistäminen muihin viestintätyökaluihin: uusimmilla yrityspuhelinjärjestelmillä voit käyttää samanaikaisesti videopuheluita, verkkoneuvotteluja, pikaviestintää ja sosiaalista mediaa.

     

  • Parempi äänenlaatu: IP-puhelun äänenlaatu ylittää aiempien teknologioiden tason.
Mustalinjan puhelinjärjestelmä yrityksille.

Miten puhelinjärjestelmät toimivat?

Uudempien puhelinjärjestelmien taustalla on useimmiten lähiverkossa tai nopean internetyhteyden turvin toimiva IP-teknologia (Internet Protocol). Sen avulla ääni siirtyy reaaliaikaisesti internetissä tai muussa IP-protokollaa käyttävässä verkossa digitaaliseen muotoon muutettuna.  

Yrityksen puhelinjärjestelmän voi rakentaa jopa kokonaan julkisen internetin varaan, jolloin puhelut välitetään samassa verkossa kuin muu dataliikenne. Halutessasi voit kuitenkin hankkia liittymän puhelinverkkoon.

Mobiilivaihteeseen perustuvissa järjestelmissä päätelaitteina käytetään matkapuhelimia. Reititykset kulkevat tällöin operaattoreiden kautta. Mobiilivaihteita on saatavilla myös operaattoririippumattomina. Mobiilivaihteesta käytetään myös nimeä puhelinvaihde. Nykyajassa se viittaa yrityksen ja asiakkaan välissä olevaan mobiilisovellukseen, jonka avulla voidaan hallita puheluita. Yritys voi esimerkiksi siirtää puheluita ja tietoja helposti molempiin suuntiin sekä asettaa lomavastaajan.

Miten valita sopivin puhelinjärjestelmä?

Normaalin internetyhteyden tietoliikennekaistaa hyödyntävät IP-vaihdeliittymän puhelut tarjoavat kustannustehokkaan ratkaisun yrityksille, jotka suosivat kiinteää puhelinvaihdetta mobiilin sijasta.

Toisaalta on olemassa mobiilivaihteita, joita voi käyttää myös näyttöpäätteellä. Esimerkiksi Mustalinjan mobiilivaihde on käytettävissä puhelimeen ladattavan Mustalinja-sovelluksen kautta sekä verkkoselaimen kautta millä tahansa laitteella. Kaikki tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti mm. yrityksen ja omaan puhelulokiin sekä raportointiin.

Perinteinen puhelinjärjestelmä sijaitsee fyysisesti yrityksen tiloissa. Se on liitetty yleiseen puhelinverkkoon paikallisen operaattorin ISDN-linjojen tai vaihdeliittymän kautta. Tällaisen järjestelmän etuna on vuosikymmenien kehitystyö ja siitä syntynyt luotettavuus. Sen miinuksia ovat raskas alkuasennus ja vanheneva teknologia.

Kannattaakin vertailla eri operaattoreiden tarjoamia ominaisuuksia, jotka ovat sinun liiketoimintasi kannalta merkittäviä.

Mustalinja-sovelluksen ulkoasu uudistuu

Valitse puhelinjärjestelmäksi monipuolinen ja nykyaikainen Mustalinja – kattavat ominaisuudet, tehokkaampaa työskentelyä

Hyvänä esimerkkinä kattavasta tarjonnasta toimii Mustalinjan mobiilivaihde, johon on saatavilla mm. puheluiden siirto, lomavastaaja, soittajan tunnistus, puheluiden ohjaus toimipisteittäin ja osastoittain sekä takaisinsoittolupaus.

Mustalinjan mobiilivaihteessa on runsaasti muitakin hyötyjä:

  • Voit määrittää kenen tai keiden käyttäjien numerossa saapuva puhelu soi, milloin näin tapahtuu ja miten kauan puhelu soi ennen takaisinsoittotiedotetta tai siirtymistä seuraavalle käyttäjälle.

     

  • Voit määrittää saapuvan puhelun soimaan usealla käyttäjällä samaan aikaan tai toivotussa järjestyksessä:

     

  • Voit ohjata puheluita aikaohjauksilla yrityksen aukioloaikoina tai niiden ulkopuolella.

     

  • Mustalinjan yritysliittymässä näet, ketkä asiakkaista on jo palveltu. Lisäksi saat yhdellä silmäyksellä reaaliaikaisen näkymän yrityksesi puheluliikenteestä.

     

  • Mustalinjan yritysliittymän käyttöönotto on lisäksi nopeaa ja helppoa – saat sen käyttöösi saman päivän aikana yrityksellesi räätälöitynä.

Lataa mobiilivaihdevertailu

Puolueellinen mobiilivaihde -vertailu sisältää perustietopaketin mobiilivaihteesta ja sen toiminnoista. Lisäksi se tarjoaa vinkkejä eri mobiilivaihteiden vertailuun sekä hankintapäätöksen tueksi.

Mobiilivaihde vertailu